So richten Sie die Online-Check-in-Funktion ein und verwalten sie

Dieser Leitfaden erklärt, wie Sie die Online-Check-in-Funktion (Erweitertes Check-in) über Ihr Holidu-Portal einrichten und korrekt verwalten. Die Funktion basiert auf dem lokalen behördlichen Fachwissen der regionalen Teams von Holidu, sodass Sie die Vorschriften einhalten können, ohne jeden Behördenprozess selbst erlernen zu müssen.

1. Registrierung beim zuständigen Behördenportal

Bevor Sie die Funktion in Holidu aktivieren, müssen Sie Ihre Unterkunft bei der zuständigen lokalen Behörde registrieren. Je nach Region gibt es verschiedene Optionen:

Region	Behörde	Anleitung
Spanien (außer Katalonien/Baskenland)	SES.Hospedajes	SES.Hospedajes-Portal
Katalonien	Mossos d'Esquadra	Mit Mossos verbinden
Baskenland	Ertzaintza	Mit Ertzaintza verbinden
Portugal	SIBA	Mit SEF/SIBA verbinden
Deutschland	AVS	Unterkunft mit AVS verbinden
Italien	Alloggiati Web	Gast-Check-in-Funktion in Italien

Dieser Schritt ist obligatorisch, bevor Sie fortfahren. Nach der Registrierung erhalten Sie einen Benutzernamen, ein Passwort und in einigen Fällen einen Vermieter- oder Unterkunftscode, die Sie in Ihrem Holidu-Konto eingeben, um die Verbindung einzurichten.

2. So verbinden Sie Ihre Unterkunft mit der Behörde mithilfe der Online-Check-in-Funktion

1. Gehen Sie in Ihrer Holidu-App zum linken Seitenmenü, klicken Sie auf „Tools" und wählen Sie „Online-Check-in".
2. Sie sehen eine Liste Ihrer Eigenschaften. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Konfigurieren" neben der Unterkunft, die Sie mit der Polizei oder Behörde verbinden möchten.
3. Ein Bildschirm zeigt die Liste Ihrer Eigenschaften mit dem Verbindungsstatus für jede. Klicken Sie auf die spezifische Unterkunft, die Sie verbinden möchten.
4. Füllen Sie das Formular mit den Details des Landes aus, in dem sich die Unterkunft befindet.
5. Scrollen Sie nach unten, klicken Sie auf „Automatisches Senden an Polizei aktivieren", wählen Sie die richtige Behörde aus und geben Sie Ihren Benutzernamen, Ihr Passwort und alle erforderlichen Anmeldedaten in die Felder ein. Verwenden Sie hier nicht Ihre Holidu-Anmeldedaten – nutzen Sie die Anmeldedaten, die Sie von Ihrer Behörde erhalten haben.
6. Klicken Sie auf „Überprüfen".
7. Nach erfolgreicher Aktivierung klicken Sie am Ende des Formulars auf „Änderungen speichern".
8. Wenn keine Fehlermeldung angezeigt wird, ist Ihre Unterkunft nun mit der zuständigen Behörde verbunden.
9. Um Fehler zu vermeiden, achten Sie auf Folgendes:
   • Verwenden Sie den richtigen Steuerkennzeichen des Vermieters. Dies ist entweder Ihre Ausweisnummer oder die NIE, wenn Sie nicht spanisch sind.
   • Geben Sie Ihre vollständige Ausweis- oder NIE-Nummer ein, inklusive aller Nullen.
   • Verwenden Sie die Anmeldedaten, die Sie von Ihrer lokalen Behörde erhalten haben – nicht Ihre Holidu-Anmeldedaten.
10. Sie können das Formular nun schließen und sehen, dass die Verbindung aktiv ist.

3. Wie funktioniert es?

Nach Abschluss der Einrichtung funktioniert das System automatisch. Hier ist, was Sie erwarten können:

3.1 Prozess für den Gast

1. Nach der Buchung erhält Ihr Gast eine E-Mail (oder Nachricht) mit einem Link zu einem sicheren Online-Check-in-Formular.
2. Der Gast füllt Details für alle Reisenden aus, einschließlich Dokumentenscans (Pass oder Ausweis). Dies muss für alle Mitreisenden wiederholt werden.
3. Die Daten werden dann sicher eingereicht und im System gespeichert.
4. Falls ein Gast das Formular nicht ausfüllt, werden automatische Erinnerungen versendet. Falls er/sie trotzdem nicht mitarbeitet, können Sie die Daten in seinem/ihrem Namen ausfüllen.

Wichtig: Um 23:00 Uhr am Tag des Check-ins werden die Gastdaten automatisch an die zuständige Behörde übermittelt.

3.2 So erkennen Sie den Status auf der Buchungsseite

Status	Beschreibung
Gestartet, aber Daten fehlen	Hier sehen Sie, ob Ihre Gäste den Prozess bereits gestartet haben. Solange nicht alle Reisenden den Prozess abgeschlossen haben, wird der Status als unvollständig angezeigt.
Gastdaten vollständig, aber noch nicht übertragen (da das Check-in-Datum in der Zukunft liegt)	Die Daten sind vollständig, warten aber auf die automatische Übertragung am Check-in-Tag.
Gastdaten erfolgreich an die Behörde übertragen	Der Prozess ist abgeschlossen und die Daten wurden erfolgreich eingereicht.
Fehler beim Bericht der Daten	Wenn bei der Datenübertragung ein Fehler aufgetreten ist, wird diese Meldung angezeigt. Unten finden Sie einige Hinweise, wie Sie diesen Fehler selbst beheben können.

3.3 Fehlerbehebung

Problem	Was Sie tun sollten
Daten unvollständig oder fehlend	Erinnern Sie den Gast oder füllen Sie das Formular manuell über die Buchungsdetails aus. 5 Tage vor dem Check-in erhalten Ihre Gäste eine automatische Erinnerung mit einem Link zum Check-in-Formular.
Fehler bei der Datenübertragung	Überprüfen Sie, ob die Anmeldedaten, die Sie in Ihrem Holidu-Konto hinzugefügt haben, korrekt sind. Falls Sie dies bereits überprüft haben und der Fehler weiterhin besteht, wenden Sie sich bitte an den Support, um das Problem zu beheben.

4. So laden Sie das Gästebuch herunter

1. Gehen Sie zur Online-Check-in-Funktion.
2. Klicken Sie neben der Unterkunft, für die Sie das Gästebuch möchten, auf „Details".
3. Suchen Sie im oberen Bereich des sich öffnenden Pop-ups die Buchung mit dem Namen des Hauptgastes, klicken Sie darauf und dann auf „Alles herunterladen".

5. So füllen Sie die Gastdaten manuell aus

1. Klicken Sie im Online-Check-in-Fenster auf die Registerkarte „Buchungen".
2. Sie sehen die Liste der Buchungen, identifiziert durch den Namen des Hauptgastes. Es gibt auch eine Spalte, die den Status der Daten und der Übertragung anzeigt.
3. Wenn Sie auf „Statusinformationen" klicken, wird die Bedeutung jedes Symbols basierend auf seiner Farbe angezeigt.
4. Klicken Sie auf den Namen des Gastes, um die Seite „Gastdetails" zu öffnen, auf der Sie seine Informationen ausfüllen können.

6. Grundlegende Statusfarben verstehen

Status	Symbol/Bezeichnung	Bedeutung	Empfohlene Maßnahme
Alle Gäste registriert	Blau • Abgeschlossen	Der Gast hat alle erforderlichen Informationen eingegeben; Daten sind bereit zur Einreichung (falls zutreffend).	Keine Maßnahme erforderlich; überprüfen Sie die Details, falls lokale Regeln eine Überprüfung erfordern.
Gast-Check-in ausstehend	Grau • In Bearbeitung	Der Gast hat noch nicht alle erforderlichen Felder ausgefüllt.	Kontaktieren Sie den Gast, um fehlende Details zu vervollständigen.
Polizeieintrag erfolgreich	Blau • Eingereicht	Gastdaten wurden wie erforderlich an Behörden übermittelt.	Fahren Sie mit der Standard-Ankunftskommunikation fort.
Polizeieintrag fehlgeschlagen	Rot • Fehlgeschlagen	Bei der Datenübermittlung an Behörden ist ein Fehler aufgetreten.	Überprüfen Sie die Datengültigkeit; eskalieren Sie an Support, wenn das Problem weiterhin besteht.

Wichtiger Hinweis: Falls die Datenübertragung fehlgeschlagen ist, weil die Verbindung zu den Behörden nicht richtig eingerichtet war, müssen Sie die Verbindung zu den Behörden korrigieren, die Gastinformationen beheben (damit keine Felder fehlen) und dann die Option zur manuellen Wiedereinreichung nutzen.

7. So versuchen Sie manuell, Daten an die Behörden zu senden

Falls das automatische Senden fehlgeschlagen ist, können Sie versuchen, die Daten manuell zu senden – aber es ist wichtig zu überprüfen, dass die Verbindung behoben wurde und die erforderlichen Gastdaten vollständig sind:

1. Stellen Sie sicher, dass die Anmeldedaten behoben wurden und die Gastdaten vollständig sind.
2. Klicken Sie auf „Gastdaten manuell senden".

Wichtig: Verwenden Sie diese Option nur, nachdem Sie überprüft haben, dass alle erforderlichen Informationen vorhanden sind und die Verbindungsprobleme behoben wurden.

Zusätzliche Ressourcen

Für weitere Unterstützung und häufig gestellte Fragen zu den Anforderungen spezifischer Länder und Regionen besuchen Sie bitte das