Hinweis: Diese Funktion befindet sich derzeit in der Erweiterungsphase und ist möglicherweise noch nicht in allen Ländern verfügbar. Wenn Sie Ihre Behörde nicht in der Konfiguration finden können, bedeutet dies, dass die Funktion für Ihr Land noch nicht verfügbar ist.

Häufig gestellte Fragen – Gast-Check-in-Funktion

Dieser Leitfaden erklärt, warum die Registrierung von Gästen wichtig ist, wie Holidu diesen Prozess automatisiert, und wie Sie Ihr Konto einrichten und mit Ihrer lokalen Behörde verbinden.

Was ist die Online-Check-in-Funktion?

Die Online-Check-in-Funktion (Advanced Check-in) in Ihrem Holidu-Konto automatisiert den Registrierungsprozess von Gästen. Das System sendet Ihren Gästen ein Formular, in dem sie die erforderlichen Daten eingeben können. Nach der Konfiguration übernimmt Holidu die Datenerfassung und den Datentransfer – keine manuelle Eingabe in Behördensystemen mehr erforderlich.

Warum ist dies erforderlich?

In vielen Ländern (Spanien, Italien, Portugal, Deutschland und anderen) sind Gastgeber gesetzlich verpflichtet, Gästeninformationen zu sammeln und kurz nach dem Check-in den lokalen Behörden zu übermitteln. Diese Vorschrift unterstützt Sicherheit, Rückverfolgbarkeit und die Einhaltung lokaler Gesetze.

Die Nichtbeachtung dieser Regeln kann zu Strafen oder Bußgeldern führen. Ein zuverlässiges System gewährleistet, dass Sie mit minimalem Aufwand auf der richtigen Seite der lokalen Bestimmungen bleiben.

Wie profitieren Sie vom automatischen Datentransfer?

Ihre wichtigsten Vorteile:

• Rechtliche Compliance mit minimalem Aufwand
• Automatischer Datentransfer von Gästen zur zuständigen Behörde
• Digitales Gästebuch, das Sie jederzeit zur Kontrolle herunterladen können
• Automatische Erinnerungen und Gastkommunikation
• Kostenlos für Holidu-Gastgeber
• Sichere und datenschutzkonforme Verarbeitung sensibler Gästedaten

Wie richten Sie die Funktion ein?

Bevor Sie die Funktion in Holidu aktivieren, müssen Sie Ihre Unterkunft bei der zuständigen lokalen Behörde registrieren. Wir unterstützen derzeit Spanien, Portugal und Deutschland und arbeiten daran, Italien in Kürze hinzuzufügen.

Region	Behörde	Richtlinien
Spanien (außer Katalonien/Baskenland)	SES.Hospedajes	So verbinden Sie sich mit SES.Hospedajes
Katalonien	Mossos d'Esquadra	Verbindung zu Mossos herstellen
Baskenland	Ertzaintza	Verbindung zu Ertzaintza herstellen
Portugal	SIBA	So verbinden Sie sich mit SEF/SIBA
Deutschland	AVS	So verbinden Sie Ihre Unterkunft mit AVS
Italien	Alloggiati Web	Gast-Check-in-Funktion in Italien Statistische Meldung in Italien

Sobald Sie Ihre Anmeldedaten haben, folgen Sie diesem Artikel, um Ihre Online-Check-in-Funktion einzurichten.

Was tun Sie, wenn Ihre Verbindung nicht mehr funktioniert?

Wenn die Verbindung zu Ihrer Behörde unterbrochen wird, überprüfen Sie zunächst, ob Ihre Anmeldedaten noch gültig sind. Abgelaufene Passwörter können zu fehlgeschlagenen Datenübertragungen führen. Aktualisieren Sie Ihre Anmeldedaten manuell im Holidu-Konto im Bereich „Konto". Wenn das Problem weiterhin besteht, wenden Sie sich an den Holidu-Support.

Wie verbinden Sie Ricestat mit Ihrem Chekin.io-Konto?

Folgen Sie den spezifischen Anweisungen in Ihrer Holidu-Kontoverwaltung, um Ricestat mit Chekin.io zu verbinden. Stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen API-Schlüssel haben und dass Ihre Anmeldedaten korrekt eingegeben sind.

Fehlerbehebung: Ungültige Anmeldedaten für Ricestat

Wenn Sie eine Fehlermeldung über ungültige Anmeldedaten für Ricestat erhalten:

1. Überprüfen Sie, dass Ihr Benutzername und Passwort korrekt sind
2. Stellen Sie sicher, dass Ihr Ricestat-Konto aktiv ist
3. Versuchen Sie, sich direkt bei Ricestat anzumelden, um die Anmeldedaten zu bestätigen
4. Setzen Sie Ihr Passwort zurück, falls erforderlich
5. Überprüfen Sie, dass Ihr Konto nicht gesperrt ist
6. Wenden Sie sich an den Holidu-Support, wenn das Problem weiterhin besteht

Wie funktioniert es für die Gäste?

Sobald die Einrichtung abgeschlossen ist, läuft der Prozess wie folgt ab:

1. Nach der Buchung erhalten Ihre Gäste eine E-Mail (oder Nachricht) mit einem Link zu einem sicheren Online-Check-in-Formular.
2. Der Gast füllt Details für alle Reisenden aus, einschließlich Dokumentenscans (Reisepass oder Ausweis). Dies muss für alle Mitreisenden wiederholt werden.
3. Die Daten werden dann sicher übermittelt und im System gespeichert.
4. Wenn ein Gast das Formular nicht ausfüllt, werden automatische Erinnerungen gesendet. Wenn er/sie immer noch nicht mitarbeitet, können Sie die Daten in seinem/ihrem Namen ausfüllen.

⏰ Um 23:00 Uhr am Check-in-Tag werden die Gästedaten automatisch an die zuständige Behörde übermittelt.

Wie laden Sie Ihr Gästebuch herunter?

1. Gehen Sie zur Online-Check-in-Funktion.
2. Klicken Sie neben der Unterkunft, für die Sie das Gästebuch möchten, auf „Details".

Häufig gestellte Fragen

Warum bietet Holidu diese Funktion an?

Das lokale Gesetz erfordert, dass Gastgeber alle Gäste bei lokalen Behörden registrieren. Dieses Werkzeug automatisiert den Prozess, unterstützt die Einhaltung von Gesetzen und spart Ihnen Zeit.

Welche Behörden kann ich verbinden?

Das hängt von Ihrer Region ab – verbinden Sie sich mit der spezifischen Behörde für Ihr Land und Ihre Region.

Ist die Registrierung bei den Behörden obligatorisch?

Ja.

Kann ich diese Funktion für alle Arten von Buchungen verwenden?

Nur Buchungen, die über von Holidu unterstützte Kanäle erstellt wurden, sind berechtigt. Manuelle Buchungen und iCal-basierte Importe werden nicht unterstützt.

Kann ich Gästedaten aus früheren Buchungen senden?

Nein. Das Online-Formular wird nur für zukünftige Buchungen ausgelöst. Buchungen, die vor der Aktivierung der Polizeverbindung vorgenommen wurden, sind nicht abgedeckt. Sie müssen diese manuell im Portal Ihrer Behörde registrieren.

Welche Gästedaten werden erfasst und gesendet?

Persönliche Daten (Name, Geburtsdatum, Nationalität, Ausweistyp/Nummer usw.). Nur minimal erforderliche Daten sind für den Gastgeber sichtbar (Name, Alter). Vollständige Daten werden sicher an Behörden übermittelt.

Habe ich Zugriff auf die Gästedaten?

Wir zeigen nur die Namen und das Alter der Gäste, dies ist die erforderliche Information für das Gästebuch. Wir zeigen keine zusätzlichen Informationen wie Auswearnummern.

Was passiert, wenn Gäste ihre Daten eingeben und die Buchung dann stornieren?

Wenn der Gast seine Buchung storniert, werden die Daten nicht an die Behörden übermittelt.

Erhalte ich eine Benachrichtigung, wenn Gäste ihre Daten bereitstellen?

Wir senden keine Benachrichtigungen. Sie können jedoch sehen, ob Gäste ihre Daten für jede ihrer Buchungen bereitgestellt haben.

Müssen Kinder registriert werden?

Ja, alle Gäste müssen unabhängig vom Alter registriert werden. Für spanische Minderjährige unter 14 Jahren sind Ausweis und Unterschrift nicht erforderlich, aber die Beziehung des verantwortlichen Erwachsenen muss dokumentiert werden.

Was passiert, wenn Gäste das Formular nicht ausfüllen?

Sie erhalten eine automatische Erinnerung 5 Tage vor der Ankunft. Wenn das Formular immer noch nicht ausgefüllt ist, können Sie en