Mit dem Bereich Mitarbeiter legen Sie fest, wer auf Ihre Immobilie und deren Daten zugreifen darf. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Informationen jeder Mitarbeitertyp sehen kann und wie Sie die Zugriffsrechte passend zu den jeweiligen Aufgaben vergeben.
Schnellübersicht: Die häufigsten Anwendungsfälle
| Wer benötigt Zugriff? | Empfohlene Einstellung | Was die Person tun kann |
|---|---|---|
| Reinigungskraft / Haustechnik | Verfügbarkeit einsehen | Sie sehen, wann die Immobilie belegt oder frei ist. Gästedetails und Preise sind nicht sichtbar. |
| Co-Host / Assistenz | Verfügbarkeit einsehen + Buchungen anzeigen und erstellen | Sie sehen den Kalender und alle Buchungsdetails, einschließlich Gästenamen und Kontaktdaten. |
| Person, die Buchungsbenachrichtigungen erhalten soll | Als Sekundär markieren | Sie erhalten E-Mail- und Push-Benachrichtigungen zu Buchungen. Dadurch erhalten sie jedoch keinen Zugriff auf Daten im System. Benötigt die Person zusätzlich Einsicht, müssen weitere Berechtigungen vergeben werden. |
| Person, die nur Objekteinstellungen verwaltet | Objektkonfiguration | Sie bearbeiten Objektinformationen, Ausstattung, Fotos und Preise. Buchungen und Kalender sind nicht sichtbar. |
Was ist mit Property Managern?
Wenn Sie mit einem professionellen Property Manager zusammenarbeiten, empfehlen wir, dass dieser ein PME-Konto (Property Management Expert) erstellt und eine Mandatsbeziehung zu Ihrer Immobilie einrichtet. So erhält er einen operativen Zugang, der speziell für Immobilienverwaltungsunternehmen ausgelegt ist.
Wenn Sie das PME-Modell nicht nutzen möchten und Ihrem Property Manager lediglich als Mitarbeiter Zugriff gewähren wollen, können Sie ihm alle Berechtigungen erteilen: Objektkonfiguration, Verfügbarkeit einsehen, Buchungen anzeigen und erstellen sowie Distribution und Veröffentlichung.
So erhält er vollständigen operativen Zugriff zur Verwaltung der Immobilie. Beachten Sie, dass Mitarbeiter niemals auf Finanzdaten (Rechnungen, Auszahlungen) zugreifen können. Nur das PME-Modell ermöglicht es, einem Property Manager Zugriff auf Rechnungen zu gewähren.
Primärer Mitarbeiter (Editor)
Der primäre Mitarbeiter hat uneingeschränkten Zugriff auf alle Immobiliendaten:
- Kalender: Voller Zugriff auf gebuchte, gesperrte und verfügbare Termine, einschließlich der Preisdetails
- Buchungen: Vollständige Buchungsinformationen, einschließlich Gästedetails, Preisaufschlüsselung und Zahlungsstatus
- Finanzen: Rechnungen, Auszahlungen und Zahlungsinformationen
- Objektkonfiguration: Alle Objekteinstellungen können eingesehen und bearbeitet werden
- Bewertungen: Alle Gästebewertungen
- Mitarbeiter: Alle Mitarbeiter der Immobilie können eingesehen und verwaltet werden
- Benachrichtigungen: Der primäre Mitarbeiter erhält alle Benachrichtigungen (E-Mail und Push)
Wichtig: Nur der primäre Mitarbeiter hat Zugriff auf Auszahlungsdetails, Rechnungen und Zahlungsinformationen. Dieses Konto ist rechtlich mit der Vereinbarung zur Immobilie bei Holidu verknüpft.
Berechtigungen im Überblick
Beim Hinzufügen eines Mitarbeiters können Sie eine oder mehrere der folgenden Berechtigungen vergeben. Jede Berechtigung gewährt Zugriff auf bestimmte Bereiche.
Objektkonfiguration
Was der Mitarbeiter einsehen und bearbeiten kann:
| Kann einsehen/bearbeiten | Kein Zugriff auf |
|---|---|
| Ja: Objektbeschreibungen und Titel | Nein: Buchungen |
| Ja: Fotos (hochladen, löschen, neu sortieren) | Nein: Finanzdaten (Rechnungen, Auszahlungen) |
| Ja: Ausstattung und Annehmlichkeiten | Nein: Vertriebskanäle |
| Ja: Informationen zu Räumen und Einheiten | Nein: Gästeinformationen |
| Ja: Preise und saisonale Tarife | Nein: Verwaltung gesperrter Termine |
| Ja: Zusatzgebühren | Nein: Leistungskennzahlen |
| Ja: Anreise- und Check-in-Hinweise | Nein: Verwaltung der Mitarbeiter |
| Ja: Einrichtung der Kalendersynchronisation (iCal-Import) | Nein: Veröffentlichungssteuerung |
| Ja: Kalenderexport (iCal) |
Einschränkungen:
- Der Standort ist schreibgeschützt, sobald die Immobilie veröffentlicht wurde.
- iCal-Synchronisation und -Export können hier eingerichtet werden. Das Einsehen oder Verwalten gesperrter Termine erfordert jedoch die Berechtigung „Buchungen anzeigen und erstellen“.
Buchungen anzeigen und erstellen
Buchungen:
| Kann einsehen | Kann durchführen |
|---|---|
| Ja: Vollständige Buchungsdetails | Ja: Manuelle Buchungen erstellen |
| Ja: Gästename, E-Mail, Telefonnummer und Adresse | Ja: Manuelle Buchungen ändern |
| Ja: Vollständige Preisaufschlüsselung | Ja: Buchungen stornieren |
| Ja: Auszahlungsbeträge | Ja: Gästeinformationen in Buchungen aktualisieren |
| Ja: Provisionsdetails | |
| Ja: Kanalinformationen |
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