Mein Gast fordert eine Rechnung, was muss ich tun?

Wenn ein Gast eine Rechnung oder einen Beleg anfordert, sind Sie als Gastgeber verantwortlich für deren Ausstellung.

Holidu kann keine Rechnungen an Gäste ausstellen, da wir nicht der rechtliche Anbieter der Unterkunft sind. Wir stellen Ihnen (dem Gastgeber oder Immobilienverwalter) nur Provisionsrechnungen aus.

Warum muss ich eine Rechnung ausstellen?

Holidu vermittelt die Zahlung zwischen dem Gast und Ihnen, dem Gastgeber.

Wir ziehen unsere Provision vor Ihrer Auszahlung ab, aber rechtlich bleiben Sie der Dienstanbieter – und daher verantwortlich für die Ausstellung von Rechnungen oder Belegen für Ihre Gäste.

Wichtige Punkte:

• Rechnungen müssen den vollständigen von dem Gast gezahlten Betrag widerspiegeln.
• Stellen Sie Rechnungen nur ab dem Anreisetag des Gastes aus. Sie können den Entwurf jedoch jederzeit davor vorbereiten.
• Lokale Steuervorschriften können unterschiedlich sein – konsultieren Sie bei Unsicherheit Ihren Steuerberater.

Bin ich rechtlich verpflichtet, Rechnungen auszustellen?

Ja. Gastgeber sind rechtlich verpflichtet, Gästen eine Rechnung oder einen Beleg für ihren Aufenthalt auszustellen.

Holidu vermittelt nur die Zahlung und ist nicht der rechtliche Anbieter der Unterkunft. Das bedeutet, dass Sie als Gastgeber oder Immobilienverwalter vollständig verantwortlich für die Rechnungsstellung bleiben.

Für professionelle Gastgeber mit gültiger Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist die Ausstellung einer Rechnung nach jedem Aufenthalt obligatorisch, unabhängig davon, ob der Gast sie speziell anfordert. Dies unterstützt die Einhaltung lokaler Steuer- und Buchhaltungsvorschriften.

Hinweis für Immobilien auf den Kanarischen Inseln:

Die Kanarischen Inseln wenden nicht die spanische Mehrwertsteuer (IVA) an. Stattdessen gilt die lokale indirekte Steuer IGIC. Rechnungen für Immobilien auf den Kanarischen Inseln sollten keine IVA enthalten, müssen aber den IGIC-Regeln entsprechen.

Was ist das Gast-Rechnungstool?

Um es Ihnen einfacher zu machen, stellt Holidu das Gast-Rechnungstool zur Verfügung, das in Ihrem Gastgeber-Konto verfügbar ist. Das Tool hilft Gastgebern, rechtlich konforme Rechnungen direkt über ihr Holidu-Konto zu erstellen.

Hauptmerkmale:

• Selbstbedienungs-Rechnungserstellung: Erstellen, bearbeiten und stellen Sie Rechnungen für jede bestätigte Buchung aus.
• Rechtlich konform: Unterstützt die Einhaltung lokaler und EU-Steuervorschriften.
• Flexibler Arbeitsablauf: Beginnen Sie mit einem Entwurf, überprüfen Sie die Details und stellen Sie sie aus, wenn alles bereit ist.
• Zusatzleistungen: Erstellen Sie zusätzliche Rechnungen für Add-ons wie Mahlzeiten, Transfers oder E-Bikes.

Bitte beachten Sie: Sobald eine Rechnung ausgestellt wurde, kann sie nicht mehr bearbeitet oder geändert werden. Wenn Sie unsicher sind, wählen Sie „Speichern und schließen", um sie als Entwurf zu behalten. Sobald Sie „Speichern und ausstellen" wählen, wird sie endgültig und nicht mehr änderbar.

Um einen Fehler zu beheben, müssen Sie die Rechnung stornieren und eine neue ausstellen.

Wo finde ich das Gast-Rechnungstool?

Es gibt zwei Möglichkeiten, darauf zuzugreifen:

Option 1:

1. Melden Sie sich in Ihrem Holidu-Konto an. Wenn Sie mehrere Immobilien verwalten, wählen Sie die mit der Buchung verknüpfte aus.
2. Gehen Sie zum Tab „Finanzen" auf der linken Seite.
3. Wählen Sie dann Gastrechnungen aus.

Option 2:

1. Melden Sie sich in Ihrem Holidu-Konto an. Wenn Sie mehrere Immobilien verwalten, wählen Sie die mit der Buchung verknüpfte aus.
2. Gehen Sie zum Tab Buchung auf der linken Seite. Wählen Sie dann die Buchung aus, für die Sie eine Rechnung erstellen möchten.
3. Unter Meine Einnahmen klicken Sie auf Rechnung für Ihre Gäste erstellen.

Wie konfiguriere ich meine Gast-Rechnungseinstellungen?

Um sicherzustellen, dass Ihre Rechnungen professionell sind und lokale Steueranforderungen erfüllen, können Sie Ihre Details und Anzeigeeinstellungen im Einstellungsbereich Ihres Dashboards anpassen.

Aktualisieren Sie Ihr Gastgeber- und Geschäftsprofil

Stellen Sie sicher, dass Ihre Kontakt- und Rechtsinformationen korrekt sind, da diese auf der Rechnung verwendet werden, um Sie zu identifizieren.

• Gastgeberdetails: Überprüfen Sie, dass Ihr Name, Ihre E-Mail und Ihr Unternehmensname korrekt sind.
• Adresse: Dies ist Ihre rechtliche Geschäfts- oder primäre Wohnadresse. Klicken Sie auf Bearbeiten, um Ihre Straße, Postleitzahl und Stadt zu aktualisieren.

Rechnungsanzeige-Einstellungen anpassen

Sie können kontrollieren, welche Informationen Ihre Gäste auf ihren Rechnungen sehen, indem Sie die folgenden Optionen in den Rechnungseinstellungen umschalten:

• Mehrwertsteuer anzeigen: Schalten Sie dies ein, wenn Sie ein registriertes Unternehmen sind und die Mehrwertsteuer auf Rechnungen anzeigen müssen.
• Fußzeilendetails: Sie können wählen, ob Sie Ihre Steuernummer, Persönliche Steuernummer oder IBAN in der Fußzeile des Dokuments anzeigen oder verbergen möchten.
• Rechtlicher Fußzeilentext: Verwenden Sie das Textfeld, um einen benutzerdefinierten „Standardwert" für Ihre rechtliche Fußzeile hinzuzufügen (z. B. eine Dankesnachricht oder einen bestimmten rechtlichen Haftungsausschluss, der von Ihrer Region verlangt wird).

Wählen Sie aus, welches Unternehmen die Rechnung ausstellt

Wenn Sie Immobilien unter mehr als einem Unternehmen verwalten – zum Beispiel als Eigentümer oder wenn ein Unternehmen die Immobilie in Ihrem Namen verwaltet – können Sie jetzt kontrollieren, welches für jede Rechnung verwendet wird.

Dies gilt für Sie, wenn:

• Sie das Grundstück direkt besitzen und auch über ein separates Unternehmen, das Sie betreiben, Rechnungen stellen, oder
• Ein Verwaltungsunternehmen verwaltet das Grundstück in Ihrem Auftrag, und entweder Sie oder das Unternehmen muss die Rechnung ausstellen

Welches Unternehmen verwendet wird, hängt von der Buchung ab – wir wählen automatisch das aus, das für diese spezifische Buchung gilt. Wenn dies nicht korrekt ist oder Sie als ein anderes Unternehmen Rechnung stellen möchten, können Sie dies vor der Ausstellung ändern.

Wo Sie es verwalten: Einstellungen > Rechnungen. Sie sehen Ihr Standardprofil plus alle, die Sie selbst erstellt haben. Sie können ein Profil jederzeit hinzufügen, umbenennen, bearbeiten oder löschen.

Von Hand bearbeitet? Wenn Sie die Rechnungsdetails bearbeiten und sie stimmen nicht mit einem gespeicherten Profil überein, fragen wir Sie, ob Sie sie als neues speichern möchten – damit Sie sie beim nächsten Mal nicht erneut eingeben müssen.

Rechnungsnummern: Jedes Profil hat seine eigene Zählung und warnt Sie vor Duplikaten, sodass Ihre Nummern unabhängig davon sauber bleiben, welches Unternehmen Sie abrechnen.

Schritt-für-Schritt: Erstellen Sie die Rechnung

1. Wählen Sie Buchungsdetails aus:

Wählen Sie die relevante Buchungs-ID und die bevorzugte Sprache. Wählen Sie den Aussteller – wir wählen ihn automatisch, aber Sie können hier wechseln.

2. Geben Sie Gastinformationen ein:

Geben Sie die Rechnungsadresse des Gastes und die Steuernummer ein (falls zutreffend).

3. Überprüfen und passen Sie an:

Das System zeigt automatisch Buchungsdetails wie Daten, Immobiliennamen und Gesamtbetrag an. Sie können auch eine personalisierte Nachricht unter der Rechtlichen Fußzeile hinzufügen. Die in der Rechtlichen Fußzeile hinzugefügte Nachricht wird auf der Rechnung angezeigt.

4. Finalisieren Sie die Rechnung:

• Stornieren: Hinterlassen Sie das Formular ohne Speichern Ihrer letzten Änderungen. Der Entwurf bleibt in Ihrer Liste.
• Speichern und schließen: Behalten Sie es als Entwurf für spätere Bearbeitungen.
• Speichern und ausstellen: Finalisieren Sie die Rechnung. Sobald ausgestellt, kann sie nicht mehr geändert werden.

5. Lieferung:

Sobald ausgestellt, wird die Rechnung automatisch an Ihren Gast per E-Mail mit dem PDF-Anhang versendet. Sie können die PDF auch jederzeit aus dem Tool herunterladen, zum Beispiel wenn der Gast sie erneut anfordert.

Automatisieren Sie Ihren Arbeitsablauf

Unter Einstellungen für automatische Rechnungsnummern können Sie folgende Optionen wählen:

• Automatische Generierung aktivieren: Schalten Sie dies ein, damit das System automatisch eine eindeutige Nummer für jede neue Rechnung zuweist, was Ihnen manuelle Aufzeichnungen erspart.

Rechnungen für Zusatzleistungen

Um Rechnungen für zusätzliche Dienstleistungen über den Aufenthalt des Gastes hinaus auszustellen, erstellen Sie zunächst die Rechnung für Aufenthalt und erstellen Sie dann eine separate Zusatzrechnung für Extras.

Persönliche