Leitfaden für Gästenachrichten und FAQ

Was ist die Gästenachrichten-Funktion?

Die Gästenachrichten-Funktion bringt alle Gespräche mit Ihren Gästen an einem zentralen Ort zusammen – über alle Ihre Buchungskanäle hinweg – und nutzt einen KI-Assistenten, um Ihnen bei routinemäßigen Fragen Zeit zu sparen. Dieser Leitfaden erklärt, wie die Funktion funktioniert und beantwortet die häufigsten Fragen von Gastgebern.

Die Gästenachrichten-Funktion umfasst drei Hauptkomponenten:

• Einheitlicher Posteingang: Nachrichten von Airbnb, Booking.com, Vrbo, Holidu und direkten Buchungen an einem Ort
• KI-Assistent: Beantwortet häufige Gästefragen automatisch (Check-in, WLAN, Wegbeschreibungen) basierend auf lokalem Kontext
• Geplante Nachrichten: Check-in-Details, Zugriffscodes und Ankunftsinformationen werden automatisch für jede Buchung versendet

Wo finde ich die Gästenachrichten-Funktion?

Die Gästenachrichten-Funktion finden Sie in Ihrer Holidu-Host-Verwaltung:

1. Öffnen Sie die Holidu-Webanwendung
2. Klicken Sie im linken Navigationsmenü auf Nachrichten
3. Wählen Sie Posteingang oder Geplante Nachrichten je nach Ihren Bedürfnissen

Der Posteingang: Zugriff und Nutzung

Wie greife ich auf meinen Posteingang zu?

Gehen Sie zum linken Menü in Ihrer Holidu-Host-Verwaltung und wählen Sie Nachrichten > Posteingang. Hier werden alle Ihre Gästegespräche angezeigt – unabhängig davon, über welchen Kanal sie eingegangen sind.

Wie nutze ich meinen Posteingang?

1. Suchen Sie den relevanten Gesprächsverlauf. Jede Buchung erscheint als ein einzelner Thread, unabhängig vom Kanal (Airbnb, Booking.com, Vrbo, Holidu oder direktbuchung)
2. Um eine Nachricht zu senden, geben Sie Ihre Antwort in das Nachrichtenfeld ein und klicken Sie auf Senden
3. Geplante Nachrichten – wie Check-in-Anweisungen und Zugriffscodes – werden vom System automatisch versendet und erscheinen auch im Verlauf für vollständige Transparenz
4. Um die automatische Übersetzungsfunktion zu nutzen, verfassen Sie einfach Ihre Nachricht in Ihrer bevorzugten Sprache; sie wird Ihrem Gast automatisch in seiner Sprache angezeigt, wenn möglich
5. Der KI-Assistent antwortet automatisch auf Gästefragen zu den Themen, die Sie ihm zugewiesen haben. Öffnen Sie Einstellungen verwalten (Zahnradsymbol in der Nachrichtenkopfzeile), um zu sehen und zu ändern, welche Themen der KI-Assistent oder Sie übernehmen
6. Wenn Sie selbst auf eine Nachricht antworten, pausiert der KI-Assistent für diese Antwort, damit Sie die Kontrolle übernehmen können
7. Sie erhalten eine Benachrichtigung für jede neue Nachricht in Ihren Gesprächen – genauso wie eine WhatsApp-Nachricht – einschließlich der Nachrichten, die der KI-Assistent in Ihrem Namen versendet, damit Sie immer wissen, was in Ihrem Namen gesagt wurde

Welche Kanäle werden unterstützt?

Gespräche mit Gästen von folgenden Kanälen werden unterstützt:

• Airbnb
• Booking.com
• Vrbo
• Holidu
• Direktbuchungen

Der KI-Assistent: Automatisierte Gästenbetreuung

Was macht der KI-Assistent?

Der KI-Assistent beantwortet häufige Gästefragen rund um die Uhr automatisch. Er beantwortet Fragen zu Check-in-Informationen, lokalen Empfehlungen und Ähnliches – basierend auf dem lokalen Kontext Ihrer Unterkunft.

Welche Themen kann ich dem KI-Assistenten zuweisen?

Ja, Sie können wählen, welche Fragen der KI-Assistent beantwortet. Öffnen Sie Einstellungen verwalten (Zahnradsymbol in Ihrer Nachrichtenkopfzeile), um 8 verschiedene Themenbereiche zu sehen und jeden auf KI-Assistent oder Gastgeber einzustellen:

• Fragen zu Unterkunftsinformationen
• Sehenswürdigkeiten und lokale Tipps
• Gästenankunft
• Online-Check-in und Gästeregistrierung
• Unterkunftsprobleme und Anleitungen
• Spezielle Anfragen
• Check-out und Abreise
• Rechnungen, Gebühren, Kaution und lokale Steuern

Ihre Auswahl gilt für alle Ihre Gespräche – sowohl bestehende als auch neue – sodass Sie die Einstellungen nur einmal vornehmen müssen. Möchten Sie einen schnelleren Weg? Verwenden Sie Alle auf KI-Assistent setzen oder Alle auf Gastgeber setzen, um alles auf einmal zu ändern.

Gibt es Themen, die der KI-Assistent niemals bearbeitet?

Ja. Buchungen, Zahlungen und Streitigkeiten, Beschwerden, Sicherheits- und rechtliche Angelegenheiten sowie Plattform-, Konto- und Pre-Booking-Fragen werden immer direkt über Holidu bearbeitet, da diese Holidu-Maßnahmen erfordern. Sie können dies nicht ändern – das sorgt dafür, dass empfindliche Angelegenheiten konsistent bearbeitet werden.

Was passiert, wenn der KI-Assistent eine Frage zu einem Thema nicht beantworten kann, das ich ihm zugewiesen habe?

Der KI-Assistent leitet das Gespräch automatisch an Sie weiter, sodass nichts unbeantwortet bleibt.

Kann ich meine Einstellungen mit dem KI-Assistenten ändern?

Ja. Sagen Sie dem KI-Assistenten einfach, was Sie möchten – zum Beispiel „stoppe den KI-Assistenten, damit er keine Unterkunftsprobleme beantwortet" oder „deaktiviere den KI-Assistenten überall" – und er aktualisiert Ihre Einstellungen und bestätigt, was sich geändert hat.

Geplante Nachrichten

Wie greife ich auf geplante Nachrichten zu und konfiguriere sie?

Gehen Sie zum linken Menü in Ihrer Holidu-Host-Verwaltung und wählen Sie Nachrichten > Geplante Nachrichten. Hier können Sie automatisierte Nachrichten wie Check-in-Details und Zugriffscodes einrichten, die automatisch für jede Buchung versendet werden.

Welche Art von Nachrichten können geplant werden?

Geplante Nachrichten umfassen typischerweise:

• Check-in-Anweisungen
• Zugriffscodes und Schlüsselinformationen
• Ankunftsinformationen
• Willkommensnachrichten
• Check-out-Erinnerungen

Zusammenarbeit mit Mitarbeitern

Wie aktiviere ich den Zugriff für Mitarbeiter?

Mitarbeiter sind nicht automatisch eingeschlossen. Um einem Mitarbeiter Zugriff zu gewähren, gehen Sie zur jeweiligen Unterkunft in Holidu, wechseln Sie zu „Mitarbeiter", um die Zugriffsberechtigung dieser Person anzupassen, und aktivieren Sie den Zugriff auf Gästegespräche. Dies muss separat für jede einzelne Unterkunft durchgeführt werden.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Allgemeine Fragen

Ist die Gästenachrichten-Funktion in meinem Konto enthalten?

Ja – die Gästenachrichten-Funktion ist für alle Gastgeber kostenlos enthalten. Es fallen keine zusätzlichen Gebühren an.

Kann ich Gästen für manuelle Kalendersperrungen Nachrichten senden?

Nein – Nachrichten sind nur für tatsächliche Buchungen verfügbar.

Erscheinen alle Gästenachrichten in Holidu?

Alle kanalgestützten Nachrichten werden synchronisiert. Gäste können Sie aber auch außerhalb Holidu per E-Mail oder Telefon kontaktieren – diese Nachrichten erscheinen dann nicht im Posteingang.

Posteingang und KI-Assistent

Wie lange kann ich Nachrichten für vergangene Buchungen einsehen?

Sie können Nachrichten für zukünftige, aktuelle und vergangene Buchungen für einen begrenzten Zeitraum nach dem Check-out einsehen.

Was passiert, wenn ich selbst auf eine Nachricht antworte, die der KI-Assistent bearbeitet?

Der KI-Assistent pausiert automatisch für Ihren Beitrag, damit Sie die Kontrolle über das Gespräch übernehmen können. Wenn Sie Ihre Antwort gesendet haben, kann der KI-Assistent wieder Nachrichten bearbeiten, wenn dies in Ihren Einstellungen vorgesehen ist.

Bekomme ich Benachrichtigungen über Nachrichten, die der KI-Assistent versendet?

Ja. Sie erhalten eine Benachrichtigung für jede neue Nachricht in Ihren Gesprächen – einschließlich der Nachrichten, die der KI-Assistent in Ihrem Namen versendet – sodass Sie immer wissen, was in Ihrem Namen gesagt wurde und jederzeit eingreifen können.

Kann ich mehreren Mitarbeitern Zugriff auf den Posteingang geben?

Ja – Gastgeber und eingeladene Mitarbeiter können auf denselben Posteingang zugreifen und Nachrichten beantworten.

Benachrichtigungen und Support

Wie werden mir neue Nachrichten angezeigt?

Sie erhalten eine Benachrichtigung für jede neue Nachricht in Ihren Gesprächen – genauso wie eine WhatsApp-Nachricht. Dies ersetzt die alte Benachrichtigung „ungelesene Nachrichten", sodass Sie immer wissen, was in Ihrem Namen gesagt wurde.

Was soll ich tun, wenn eine Nachricht Kundenservice-Unterstützung benötigt?

Das Holidu-Team kann bei Bedarf in das Gespräch einsteigen. Klicken Sie auf die Support-Schaltfläche in der unteren rechten Ecke, um Kontakt aufzunehmen. Das Holidu-Team steht Ihnen 7 Tage die Woche in Ihrer Sprache zur Verfügung.

Zusammenfassung

• Einheitlicher Posteingang für alle Buchungskanäle
• KI-Assistent übernimmt routinemäßige Gästefragen rund um die Uhr
• Geplante Nachrichten und Übersetzung sind enthalten
• Gastgeber und Mitarbeiter können den gleichen Posteingang gemeinsam nutzen
• Benachrichtigungen halten Sie über jede Nachricht auf dem Laufenden – einschließlich derjenigen, die der KI-Assistent in Ihrem Namen versendet
• Entscheiden Sie themenweise, welche Fragen der KI-Assistent in allen Ihren Gesprächen beantwortet
• Das Kundenservice-Team von Holidu ist 7 Tage die Woche in Ihrer Sprache verfügbar, wenn ein Gespräch menschliche Unterstützung benötigt
• Einschränkungen gelten für manuelle Kalendersperrungen und externe Kontaktmethoden mit Gästen

Bei weiteren Fragen kontaktieren Sie bitte den Holidu-Support.