Was soll ich tun, wenn ich meinen Gast nicht erreichen kann?

Als Host ist es wichtig, vor der Ankunft mit Ihren Gästen in Kontakt zu bleiben. Dieser Artikel erklärt, wie Sie Ihre Gäste kontaktieren können und welche Schritte zu unternehmen sind, falls Sie sie nicht erreichen.

Nutzen Sie Guest Messaging – Ihr Postfach für alle Gäste-Gespräche

Die Guest Messaging-Funktion von Holidu bringt alle Ihre Gäste-Gespräche an einem Ort zusammen – unabhängig davon, ob die Buchung von Airbnb, Booking.com, Holidu, Vrbo oder Ihrer eigenen Website stammt. Dies ist der schnellste und zuverlässigste Weg, um Gäste vor der Ankunft zu erreichen.

So greifen Sie darauf zu:

• Gehen Sie zu Nachrichten → Posteingang im Navigationsmenü, um alle Gespräche zu sehen.
• Oder öffnen Sie eine bestimmte Buchung im Tab Buchungen und klicken Sie auf den Nachrichtenlink in der Buchungsdetail-Ansicht, um direkt zum Gespräch mit diesem Gast zu gelangen.

KI-Assistent:

Ein KI-Assistent ist ohne zusätzliche Kosten enthalten und beantwortet automatisch häufig gestellte Fragen – über Check-in, Ausstattung, Anfahrtswege und mehr – basierend auf den Themen, die Sie in Einstellungen verwalten zugewiesen haben. Nachrichten werden automatisch zwischen Ihrer Sprache und der Sprache des Gastes übersetzt, sodass Sprache niemals ein Hindernis darstellt. Sie können jederzeit ein Gespräch übernehmen oder anpassen, welche Themen der KI-Assistent bearbeitet.

Gäste-Kontaktdaten nach Kanal

Guest Messaging funktioniert auf allen Kanälen. Je nach Buchungsquelle können jedoch zusätzliche Kontaktdetails (Telefon, persönliche E-Mail) sichtbar sein oder nicht:

Kanal	Telefon/E-Mail sichtbar?
Holidu & direkte Buchungen	Ja, standardmäßig
Airbnb	Möglicherweise verborgen
Booking.com	Möglicherweise verborgen
Vrbo	Möglicherweise verborgen

Bei Airbnb, Booking.com und Vrbo-Buchungen wird die persönliche E-Mail des Gastes von diesen Plattformen privat gehalten. Die persönliche E-Mail des Gastes wird sichtbar, wenn dieser das Holidu-Ankunftsformular ausfüllt.

Neue Hosts: Falls Sie noch keinen erfolgreich abgeschlossenen Check-in durchgeführt haben, werden die Gäste-Kontaktdaten bis 2 Tage vor Check-in verborgen. Nach Ihrem ersten erfolgreichen Check-in wird diese Einschränkung für alle zukünftigen Buchungen aufgehoben.

Wenn Sie den Gast nicht erreichen können

Versuchen Sie diese Methoden in der angegebenen Reihenfolge:

1. Guest Messaging (Nachrichten → Posteingang) – immer der beste erste Schritt, unabhängig vom Kanal.
2. WhatsApp – senden Sie eine kurze, höfliche Nachricht.
3. Anruf – falls keine Antwort auf WhatsApp erfolgt.
4. E-Mail – folgen Sie nach, falls verfügbar.

Tipp:

Halten Sie Ihre Nachricht freundlich und prägnant. Zum Beispiel:

„Hallo [Gastname], hier ist [Ihr Name] vom [Unterkunftsname]. Ich wollte nur Ihre Ankunftszeit bestätigen. Bitte teilen Sie mir Bescheid, wann Sie können. Ich freue mich darauf, Sie willkommen zu heißen!"

Falls der Check-in innerhalb der nächsten 7 Tage ansteht und Sie über alle Kanäle keine Antwort erhalten haben, wenden Sie sich bitte über den Holidu-Assistent an unser Support-Team. Diese können die Buchungsdetails überprüfen und den Gast durch den ursprünglichen Buchungskanal erreichen, falls erforderlich.

Best Practices, um Kommunikationslücken zu vermeiden

1. Messaging an Gäste früh über Guest Messaging versenden. Eine freundliche Willkommensnachricht einige Tage vor der Ankunft setzt einen positiven Ton und bestätigt wichtige Details – der KI-Assistent kann Folgefragen automatisch bearbeiten.
2. Senden Sie klare Ankunftsinstruktionen im Voraus. Stellen Sie sicher, dass Gäste die Check-in-Zeit, den Ort und die Zugangsdetails kennen.
3. Verwenden Sie automatisierte Nachrichten. Automatisierte Guest Connect-Nachrichten funktionieren zusammen mit Guest Messaging – wenn Gäste auf eine geplante Nachricht antworten, kann der KI-Assistent das Gespräch fortsetzen.
4. Aktivieren Sie Self Check-in, wenn möglich. Dies vermeidet Last-Minute-Stress, wenn die Kommunikation verzögert ist.
5. Bitten Sie Gäste 2–3 Tage im Voraus, die Ankunftszeit zu bestätigen. Eine kurze Nachricht hält alle auf dem gleichen Stand.

Kontaktieren Sie unser Support-Team

Holidu ist nicht verpflichtet, persönliche Informationen von Gästen in Ihrem Namen zu sammeln. Falls Sie diese Details für Registrierungszwecke benötigen, wenden Sie sich bitte direkt an die Gäste. Falls Sie Unterstützung benötigen, können Sie unser Support-Team über das Kontaktformular erreichen. Unser Team ist 7 Tage die Woche verfügbar, um Ihnen zu helfen.